Covid-19 hat den digitalen Wandel in Unternehmen beschleunigt. Ein Großteil der Unternehmen nutzt laut einer Studie der Bitkom e. V. deutlich weniger Papierdokumente als zuvor. Stattdessen kommen immer mehr digitale Alternativen, wie z.B. elektronische Signaturen, zum Einsatz.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine juristische Definition, unter der man mit digitalen Informationen verbundene Daten versteht, die den Unterzeichner eindeutig identifizieren können. In der Informatik spricht man stattdessen von digitalen Signaturen, mit der die Verwendung kryptografischer Verfahren zur Unterzeichnung von Dokumenten gemeint ist. Digitale Signaturen können somit händische Unterschriften auf Dokumenten ersetzen und ermöglichen es dadurch Unternehmen, zuvor manuelle Prozesse zu digitalisieren.
Wie funktionieren digitale Signaturen technisch?
Digitale Signaturen basieren auf Verschlüsselungsverfahren mit einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Ein Nutzer kann mit seinem privaten Schlüssel, der geheim gehalten werden muss, ein Dokument unterzeichnen. Anschließend können die Empfänger des Dokuments mit dem öffentlichen Schlüssel des Versenders prüfen, ob dieser das Dokument tatsächlich elektronisch signiert hat.
Ein mathematisches Verfahren prüft dabei, dass die Informationen aus der verschlüsselten Datei den Informationen der entschlüsselten Datei gleichen. Bei digitalen Signaturen geht es also nicht darum, Dokumente zu schützen, sondern darum, die Authentizität von Dokumenten sicherzustellen. Eine digitale Signatur ist somit vergleichbar mit einem klassischen Siegel.
Vorteile von digitalen Signaturen für Unternehmen
Inzwischen haben sich digitale Signaturen aufgrund ihrer großen Vorteile bereits in vielen Unternehmen etabliert.
Mehr Sicherheit: Elektronische Signaturen sind eine sichere Möglichkeit, Dokumente digital zu unterzeichnen. Sie ermöglichen so die Prüfung der Authentizität von Dokumenten und informieren zusätzlich darüber, wann und wo das Dokument unterschrieben wurde. Zudem stellen die e-Signaturen-Anbieter sicher, dass lediglich berechtigte Personen auf das Dokument zugreifen können.
Höhere Mitarbeiterproduktivität: Dank digitaler Signaturen können Mitarbeiter produktiver arbeiten, weil sie nicht länger auf manuelle Unterschriften von verschiedenen Personen warten müssen. Besonders bei Großunternehmen mit mehreren Standorten und bei Auslandsgeschäften kann dies Prozesse stark beschleunigen. E-Signaturen sind somit in vielen Fällen eine deutliche Zeitersparnis für Mitarbeiter und helfen dabei, Kapazitäten für wichtige Unternehmensaufgaben zu schaffen, anstatt sich mit Papierkram zu beschäftigen.
Geringere Kosten: Elektronische Signaturen sind rein softwarebasiert und können online durchgeführt werden. Es müssen also keine Papierdokumente gedruckt, händisch unterschrieben und postalisch versendet werden. Neben der eingesparten Arbeitszeit kann die digitale Alternative zu herkömmlichen Unterschriften also auch dabei helfen, Ausgaben für Papier und Versandkosten deutlich zu reduzieren.
Kundenzufriedenheit: In vielen Bereichen, etwa im Finanzsektor bei der Kontoeröffnung, mussten Kunden noch vor wenigen Jahren persönlich in einer Filiale des Unternehmens erscheinen. Durch digitale Signaturen ist es inzwischen möglich, die meisten Geschäfte, wie etwa das Beantragen eines Kredits, vollständig online durchzuführen. Umfragen zeigen, dass e-Signaturen das Kundenerlebnis verbessern und die Abbruchraten während des Vertragsabschlusses reduzieren. Elektronische Signaturen können somit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein und Unternehmen dabei helfen, die Kundenzufriedenheit und damit auch ihre Umsätze zu erhöhen.
Yousign – Ein Unternehmen aus Europa
Bei der Auswahl einer Softwarelösung für digitale Signaturen kommt es vor allem auf den Standort des Unternehmens und das gebotene Sicherheitsniveau der Lösung an. Sicherheitsexperten empfehlen deutschen Unternehmen deshalb einen Partner mit Standort in Europa, wie z.B. Yousign, zu wählen.
Die digitalen Unterschriften von Yousign sind in Deutschland und der gesamten Europäischen Union (EU) gesetzlich anerkannt. Sie erfüllen die Vorgaben der eIDAS-Verordnung und ermöglichen es somit, Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen.
- Rechtsverbindliche Unterschriften – Die von Yousign erstellten elektronischen Unterschriften sind eIDAS-konform und lassen sich über ein Prüfprotokoll mit Zeitstempel nachverfolgen.
- Hosting – Das Hosting, also das Speichern der Daten, erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU. Den Zugriff auf die Unterschriften und die sonstigen Daten liegen ausschließlich beim Kunden von Yousign.
- Verschlüsselungen – Das Kundenkonto, die elektronischen Unterschriften und alle Dokumente bei Yousign sind mit dem sicheren TLS-Protokoll verschlüsselt.
Zudem ist die Nutzung von Yousign dank der Integration in Word, Excel, Google docs und weitere Standardsoftwares problemlos möglich.
