In rund einem dreiviertel Jahr soll es soweit sein: Nach der Sommerpause 2020 soll die Gemeinderäte in Rottweil ihre Unterlagen für die Sitzungen nicht mehr per Post erhalten, sondern elektronisch. 28 neue iPads will die Stadt dafür beschaffen. Kommenden Mittwoch wird erstmals darüber beraten.
50.000 Euro – so viel sollen die neuen Geräte, iPads in der Größe 12,9 Zoll samt Tastatur und Eingabestift, kosten. Der Ober-, der Bürgermeister und alle Stadträte sollen sie bekommen, macht 28 Stück.
Der Grund: Für den Gemeinderat soll ab 1. September 2020 auf den elektronischen Sitzungsdienst umgestellt werden. Ab dann sollen Einladung und Sitzungsunterlagen nur noch elektronisch über eine App zur Verfügung gestellt werden.
Dadurch will die Stadtverwaltung Kosten sparen: Laut ihren Berechnungen könnten Druckkosten inklusive Kosten des Papiers (ohne Personalanteil) in Höhe von 7000 Euro gespart werden – bei rund 300.000 Druckseiten pro Jahr. Dazu kommen noch Post-Versandkosten von rund 4000 Euro.
Der digitale Sitzungsdienst über die App soll über die Firma Somacos abgewickelt werden, mit der die Stadtverwaltung nach eigenen Angaben seit 2010 zusammenarbeitet. Diese stellt das sogenannte Ratsinfosystem zur Verfügung, über das die Stadträte jetzt schon die Sitzungsunterlagen als PDF abrufen können. Manche tun dies, bringen eigene Tablets in die Gemeinderatssitzungen mit.
Als Vorteile listet die Stadtverwaltung auf:
- Gemeinderatsbüro ist überall
- Zugriff auf alle Unterlagen in der Sitzung, zum Beispiel auf Vorlagen und Protokolle vergangener Sitzungen
- Zugriff auf weitere Informationen in der Sitzung wie etwa Satzungen, Gesetze, Presseberichte …
- Suchfunktion, auch in den Sitzungen
- Eindämmung der Papierflut und der Papierstapel
- Umweltaspekt
- nachhaltige Ressourceneinsparung
- Schnelle Reaktionszeit bei Änderungen von Vorlagen oder Ergänzungen
- Möglichkeit der Kommentierung der Sitzungsunterlagen und Teilung der kommentierten Unterlagen mit der Fraktion
- Verbesserung der Teamarbeit
- Offline-Fähigkeit, Einsicht und Bearbeitung unabhängig vom Internetzugang
Natürlich verursacht auch der digitale Sitzungsdienst Kosten. Folgende listet die Stadtverwaltung als jährliche Ausgaben auf: Wartung des Servers etwa 900 Euro, Wartung der iPad-App etwa 450 Euro, Reparatur/Ersatz der iPads etwa 2500 Euro. Und an einmaligen Ausgaben zusätzlich zum Preis der iPads 1000 Euro für die Schulung der Stadträte, 3000 Euro für die Serversoftware und 1500 für die App.
Die Stadträte sollen ihre iPads übrigens auch privat nutzen können dürfen. „Datenschutz und Datensicherheit werden durch mehrere Sicherheitsrichtlinien (Verschlüsselung durch Somacos mit Pin oder Fingerabdruck, Token Generierung als Zwei-Faktoren-Authentifizierung, Zugangsdaten für das Ratsinfoportal) gewährleistet“, so die Stadtverwaltung.
Kommenden Mittwoch soll der Kultur-, Sozial- und Verwaltungsausschuss des Gemeinderats erstmals darüber beraten und den entsprechenden Beschluss fassen. Der Gemeinderat soll diesen dann in seiner Sitzung in 14 Tagen bestätigen.
